ERP สำหรับหน่วยงานภาครัฐ รวมการบริหารงบประมาณ จัดซื้อจัดจ้าง การเงินและบัญชี ครุภัณฑ์ และวัสดุคงคลังไว้ในระบบเดียว ข้อมูลเชื่อมกันตั้งแต่ขอซื้อจนถึงลงบัญชี พร้อมสายอนุมัติและประวัติที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
| ผังบัญชี | BUDGET | BOOK | USED | REMAIN |
|---|---|---|---|---|
| วัสดุสำนักงาน | 10,000 | 6,000 | 3,000 | 1,000 |
| ค่าจ้างเหมาบริการ | 250,000 | 80,000 | 120,000 | 50,000 |
| ค่าซ่อมแซม | 40,000 | 15,000 | 27,000 | -2,000 |
แต่ละ Module ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน เจ้าหน้าที่จึงไม่ต้องบันทึกซ้ำ และผู้บริหารเห็นภาพรวมได้จากที่เดียว
ตั้งงบตามโครงการและผังบัญชี แล้วติดตามยอดผูกพัน ยอดใช้จริง และงบคงเหลือได้ตลอดปีงบประมาณ
ติดตามงานจัดซื้อตั้งแต่ใบขอซื้อจนถึงการตั้งหนี้ โดยเอกสารทุกใบเชื่อมถึงกันและตรวจย้อนกลับได้
เอกสารจากงานจัดซื้อและงานคลังลงบัญชีต่อเนื่อง ลดการคีย์ซ้ำและช่วยให้กระทบยอดได้ง่ายขึ้น
จัดทำทะเบียนครุภัณฑ์จากเอกสารซื้อ ติดตามสถานะและค่าเสื่อมราคาจนถึงวันจำหน่าย
คุมการรับ เบิก และโอนย้ายวัสดุทุกคลัง พร้อมเห็นยอดคงเหลือและมูลค่าที่เป็นปัจจุบัน
ระบบไม่ได้ดูแค่ยอดที่ใช้ไปแล้ว แต่รวมยอดผูกพันจาก PR และ PO ที่ยังเปิดอยู่ จึงเห็นงบคงเหลือที่ใกล้เคียงความจริงก่อนอนุมัติ
ตัวอย่าง: เมื่อเหลือ 1,000 บาท แล้วมีเอกสารตั้งหนี้ใหม่ 2,000 บาท งบจะเกิน ระบบจึงไม่ให้บันทึก หากเปิดการควบคุมงบของโครงการไว้
เอกสารแต่ละใบส่งต่อข้อมูลให้ขั้นถัดไป ทำให้ตามงานและตรวจย้อนกลับได้ตลอดเส้นทาง
นำเข้างบรายผังบัญชีของแต่ละโครงการ
ออกใบขอซื้อ ระบบนับเป็นยอดผูกพันทันที
บันทึกราคาและเงื่อนไขของผู้ขายแต่ละราย
ผ่านสายอนุมัติแล้วแปลงเป็นใบสั่งซื้อ
รับเข้าคลัง ตั้งหนี้ และเปลี่ยนเป็นยอดใช้จริง
ออกใบสำคัญจ่าย พร้อมข้อมูลลงบัญชีแยกประเภท
กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน และเก็บประวัติการทำงานไว้กับเอกสารในระบบ
กำหนดแบบการอนุมัติ ลำดับขั้น และผู้อนุมัติตามประเภทเอกสาร รองรับการส่งกลับแก้ไขหรือไม่อนุมัติ
แสดงลายเซ็นผู้อนุมัติบนแบบพิมพ์เอกสาร เมื่อต้องจัดเก็บหรือส่งต่อเป็นเอกสารประกอบ
ดูสถานะการอนุมัติ ลำดับขั้นที่ผ่านแล้ว และประวัติการแก้ไขพร้อมวันเวลาจากหน้าเอกสาร
กำหนดช่วงวันที่ห้ามบันทึกหรือแก้ไขรายการ โดยมีผลกับผู้ใช้งานทุกคนในระบบ
แบ่งบทบาทและจำกัดการเข้าถึงเอกสาร เพื่อแยกหน้าที่ระหว่างผู้ขอ ผู้อนุมัติ และเจ้าหน้าที่บัญชี
เชื่อมระบบอื่นของหน่วยงานผ่าน RESTful API โดยประเมินขอบเขตตามความต้องการจริง
เช็กลิสต์สำหรับผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ที่กำลังเปรียบเทียบระบบ ERP ภาครัฐก่อนเริ่มโครงการ
ระบบควรแสดงงบคงเหลือหลังหักยอดผูกพันและยอดใช้จริง ไม่ใช่แค่ยอดที่จ่ายแล้ว ดูวิธีควบคุมงบประมาณ
งานจัดซื้อ คลัง และโปรแกรมบัญชีควรใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน เพื่อลดการบันทึกซ้ำและตรวจย้อนกลับได้
ควรติดตามครุภัณฑ์ได้ตั้งแต่เอกสารซื้อ การคิดค่าเสื่อมราคา ไปจนถึงการจำหน่าย ดูAssets Module
ตรวจสอบว่ากำหนดลำดับผู้อนุมัติ แยกสิทธิ์ตามหน้าที่ และดูประวัติการแก้ไขได้ ดูการควบคุมภายใน
ระบุระบบที่ต้องส่งหรือรับข้อมูลตั้งแต่ต้น และตรวจสอบช่องทางอย่าง RESTful API ก่อนกำหนดขอบเขตงาน
นำระเบียบและตัวอย่างเอกสารจริงมาทดสอบกับระบบ พร้อมแยกงานมาตรฐานกับงานพัฒนาเพิ่ม ขอใบเสนอราคา
มาตรฐาน ISO/IEC 29110ผ่านการรับรองโดย Technischer Überwachungsverein ประเทศเยอรมนี
กรมสรรพากรผ่านการรับรองมาตรฐานซอฟต์แวร์เพื่อภาษีสรรพากร เลขที่ 0540
รางวัลและการขึ้นทะเบียนรางวัลชนะเลิศ Thailand ICT Awards และขึ้นทะเบียนผู้เชี่ยวชาญระบบ ERP โดย สวทช. (NSTDA)
ระบบ ERP สำหรับหน่วยงานราชการคือระบบที่รวมงานงบประมาณ จัดซื้อจัดจ้าง การเงินและบัญชี ครุภัณฑ์ และวัสดุคงคลังไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้เอกสารแต่ละขั้นตอนเชื่อมถึงกัน เจ้าหน้าที่ไม่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำ และผู้บริหารเห็นสถานะการใช้งบได้จากข้อมูลชุดเดียวกัน
โดยทั่วไประบบ ERP ภาครัฐให้ความสำคัญกับการควบคุมงบประมาณ ยอดผูกพัน ขั้นตอนจัดซื้อจัดจ้าง ทะเบียนครุภัณฑ์ และการตรวจสอบย้อนหลัง ขณะที่ภาคเอกชนมักเน้นยอดขาย ต้นทุน และกำไร หน่วยงานจึงควรตรวจสอบว่าระบบรองรับขั้นตอนและเอกสารของตนเองก่อนเริ่มใช้งาน
มี 5 Module หลัก ได้แก่ Budgeting Module การบริหารงบประมาณ, Procurement Module การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง, Finance & Accounting Module การบริหารการเงินและบัญชี, Assets Module การบริหารครุภัณฑ์ และ Inventory Module การบริหารวัสดุคงคลัง
ระบบคำนวณงบคงเหลือจากงบที่ตั้งไว้ หักยอดผูกพันและยอดใช้จริงตามโครงการและผังบัญชีค่าใช้จ่าย หากเปิดการควบคุมไว้และงบคงเหลือไม่พอ ระบบจะไม่ให้บันทึกเอกสาร PR, PO, AP และ EXP โดยเลือกควบคุมได้ทั้งโครงการหรือแยกรายเดือน
แผนกและสาขาสามารถดูรายงานเปรียบเทียบงบกับยอดผูกพันและยอดใช้จริงได้ แต่การบล็อกเอกสารเมื่อเกินงบทำงานเฉพาะงบระดับโครงการ หากต้องการบล็อกตามงบ จึงควรกำหนดแผนงานหรือกิจกรรมที่ต้องคุมเป็นโครงการ
ยอดผูกพันนับจากมูลค่าก่อน VAT ของใบขอซื้อที่ยังไม่แปลงเป็นใบสั่งซื้อ และใบสั่งซื้อที่ยังไม่ตั้งหนี้ เมื่อตั้งหนี้และลงบัญชีแล้ว ยอดจะย้ายไปเป็นยอดใช้จริง จึงเห็นภาระที่รอจ่ายก่อนงบจะถูกใช้จริง
Procurement Module รองรับการออกใบขอซื้อ บันทึกและเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายราย แปลงเป็นใบสั่งซื้อทั้งจำนวนหรือบางส่วน กำหนดสายอนุมัติ และส่งต่อข้อมูลไปยังการตั้งหนี้และการลงบัญชี
Assets Module ใช้จัดทำทะเบียนครุภัณฑ์ แบ่งหมวดและผูกผังบัญชี คำนวณค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรงรายวัน บันทึกบัญชีจากรายงานค่าเสื่อมราคา เก็บประวัติซ่อมบำรุง พิมพ์บัตรทรัพย์สิน และออกรายงานการจำหน่าย รายการครบอายุ และสรุปยอดรายหมวด
Inventory Module รองรับใบรับ ใบเบิก และใบย้ายวัสดุระหว่างคลัง พร้อมการตรวจนับ ปรับปรุงยอด แจ้งเตือนเมื่อยอดต่ำกว่าที่กำหนด และประเมินมูลค่าคงเหลือแบบ WA, MA หรือ FIFO
ครุภัณฑ์บันทึกใน Assets Module เพื่อขึ้นทะเบียน คิดค่าเสื่อมราคา และติดตามจนถึงการจำหน่าย ส่วนวัสดุบันทึกใน Inventory Module เพื่อคุมการรับ เบิก โอนย้าย และยอดคงเหลือ หน่วยงานควรกำหนดเกณฑ์แยกประเภทให้ตรงกับระเบียบที่ใช้ก่อนนำเข้าข้อมูล
การเชื่อมต่อกับ e-GP และ GFMIS ไม่ได้เป็นฟังก์ชันมาตรฐานของระบบ หากหน่วยงานต้องการส่งหรือรับข้อมูลจากระบบภายนอก ทีมงานจะประเมินความเป็นไปได้และขอบเขตงานเป็นรายโครงการ โดย TRCLOUD มี RESTful API สำหรับการเชื่อมต่อระบบ
ทีมงานสามารถตั้งค่าผังบัญชี สายอนุมัติ และเอกสารตามขั้นตอนของหน่วยงาน ส่วนแบบฟอร์มหรือรายงานเฉพาะตามระเบียบที่ไม่มีในระบบมาตรฐาน จะประเมินเป็นงานพัฒนาเพิ่มเติม ควรนำระเบียบและตัวอย่างเอกสารมาตรวจสอบร่วมกันก่อนเริ่มโครงการ
ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่อง TRCLOUD เป็นระบบบน Cloud ที่เจ้าหน้าที่เข้าใช้งานผ่าน Web Browser ได้ โดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามหน้าที่ของผู้ใช้งานแต่ละคน
TRCLOUD ผ่านการรับรองมาตรฐานซอฟต์แวร์เพื่อภาษีสรรพากร เลขที่ 0540 จากกรมสรรพากร และได้รับการรับรองกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ตามมาตรฐานสากล ISO/IEC 29110
นัดหมายให้ทีมงานสาธิตระบบ และประเมินขอบเขตการใช้งานร่วมกับเอกสารจริงของหน่วยงาน