eZee Absolute × TRCLOUD Integration
โปรแกรมบัญชีโรงแรม เชื่อมต่อ eZee บันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ
เชื่อมโยงรายการรับชำระ ค่าห้องพัก รายการเช็คเอาท์ และการคืนเงินจาก eZee Absolute สู่ใบกำกับภาษี ใบวางบิล รายการสมุดรายวัน และใบลดหนี้ใน TRCLOUD โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ พร้อมระบบติดตามเงินมัดจำและยอดค้างชำระจาก OTA ได้ครบทุก Folio
งานบัญชีโรงแรมไม่ควรต้องบันทึกด้วยมือทุกวัน
ข้อมูลการดำเนินงานถูกบันทึกในระบบ PMS อยู่แล้ว แต่การนำมาลงบัญชีให้ถูกต้องกลับเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดของฝ่ายบัญชี
การบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนจาก PMS
ฝ่ายบัญชีต้องนำยอดรับชำระ ค่าห้องพัก และรายการเช็คเอาท์จาก eZee มาป้อนข้อมูลใหม่ทีละรายการ ทำให้สิ้นเปลืองเวลาและเสี่ยงต่อความผิดพลาด
ติดตามเงินมัดจำและยอดค้าง OTA ได้ยาก
ตรวจสอบได้ยากว่าเงินมัดจำรายการใดถูกนำไปตัดใช้กับการเข้าพักรอบใด รวมถึงยอดลูกหนี้คงค้างจาก Agoda, Booking.com หรือบริษัทคู่ค้า
จุดรับรู้ภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ตรงตามเกณฑ์
ธุรกิจบริการต้องรับรู้ภาษีขายเมื่อได้รับชำระเงินจริง การออกใบกำกับภาษีไม่ตรงจังหวะเวลาส่งผลให้รายงานภาษีคลาดเคลื่อน
แปลงชุดข้อมูล 4 รายการจาก eZee สู่เอกสารบัญชีโดยอัตโนมัติ
จำแนกตามโครงสร้างเมนูอย่างเป็นระบบ สามารถตรวจทานความถูกต้องก่อนการสร้างเอกสารจริง
รายการรับชำระเงิน
รายการรับชำระเงินจากลูกค้า ทั้งเงินมัดจำการสำรองห้องพัก และการชำระเงินเมื่อเช็คเอาท์
ค่าใช้จ่ายระหว่างการเข้าพัก
ค่าห้องพัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม รวมถึงค่าบริการอื่น ๆ ที่บันทึกเข้า Guest Folio
รายการเช็คเอาท์
บันทึกตัดเงินรับล่วงหน้า โอนยอดตั้งลูกหนี้ City Ledger หรือตัดล้างรายการ Folio Transfer
รายการคืนเงิน
รายการคืนเงินให้แก่ลูกค้า ในกรณียกเลิกการสำรองห้องพักหรือมีการชำระเงินเกิน
บันทึกบัญชีถูกต้อง ครบถ้วน ตั้งแต่การสำรองห้องพักจนถึงรับเงินจาก OTA
สมมุติตัวอย่างค่าบริการ 100 บาท + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (7 บาท) รวม 107 บาท ระบบจะบันทึกเดบิตและเครดิตตามสูตรผังบัญชีที่กำหนดไว้
สำรองห้องพักพร้อมรับเงินมัดจำ
RECEIPT → IV| Dr | เงินฝากธนาคาร | 107.00 |
| Cr | ภาษีขาย | 7.00 |
| Cr | เงินรับล่วงหน้า | 100.00 |
ระหว่างเข้าพักและใช้บริการ
STAY → BL| Dr | Guest Ledger | 100.00 |
| Cr | รายได้ค่าบริการ | 100.00 |
เช็คเอาท์ (ตัดเงินมัดจำ)
CHECK OUT → GL| Dr | เงินรับล่วงหน้า | 100.00 |
| Cr | Guest Ledger | 100.00 |
เช็คเอาท์ผ่านตัวแทน (OTA)
CHECK OUT → GL| Dr | ลูกหนี้ City Ledger | 100.00 |
| Cr | Guest Ledger | 100.00 |
รับชำระเงินจาก OTA
RECEIPT → IV| Dr | เงินฝากธนาคาร | 107.00 |
| Cr | ภาษีขาย | 7.00 |
| Cr | ลูกหนี้ City Ledger | 100.00 |
คืนเงินมัดจำให้ลูกค้า
REFUND → CN| Dr | เงินรับล่วงหน้า | 100.00 |
| Dr | ภาษีขาย | 7.00 |
| Cr | เงินฝากธนาคาร | 107.00 |
ติดตามและควบคุมยอดคงค้างได้อย่างแม่นยำในทุกการเข้าพัก
การเข้าพัก 1 ครั้งประกอบด้วยเอกสารหลายฉบับที่เกิดขึ้นต่างช่วงเวลา ระบบจึงกำกับหมายเลข Folio No จาก eZee ไว้ในทุกรายการบัญชี เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail) ได้ทันทีว่าเงินมัดจำรายการใดถูกนำไปตัดใช้กับการเข้าพักรอบใด
มากกว่าแค่การเชื่อมต่อข้อมูล คือระบบบัญชีและ ERP โรงแรมครบวงจร
พร้อมรายงานสรุปเปรียบเทียบยอดรายวันระหว่าง eZee กับเอกสารที่สร้างขึ้นจริง และฟังก์ชันงานบัญชี-การเงินครบทุกมิติของ TRCLOUD
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบบัญชีโรงแรมและการเชื่อมต่อ eZee
eZee Absolute คืออะไร?
eZee Absolute คือระบบบริหารจัดการโรงแรมบน Cloud (Cloud PMS) ชั้นนำ ใช้สำหรับบริหารจัดการการสำรองห้องพัก การเช็คอิน-เช็คเอาท์ และบันทึก Guest Folio สำหรับธุรกิจโรงแรม รีสอร์ท และเซอร์วิสอพาร์ตเมนต์ โดย TRCLOUD ได้พัฒนาการเชื่อมต่อกับ eZee เพื่อดึงข้อมูลการดำเนินงานมาประมวลผลและลงบัญชีให้อัตโนมัติ
เชื่อมต่อ eZee กับ TRCLOUD แล้วยังต้องบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนหรือไม่?
ไม่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน ระบบจะดึงชุดข้อมูล 4 รายการจาก eZee ได้แก่ RECEIPT, STAY, CHECK OUT และ REFUND มาแปลงเป็นใบกำกับภาษี (IV), ใบวางบิล (BL), สมุดรายวันทั่วไป (GL) และใบลดหนี้ (CN) ตามผังบัญชีที่กำหนดไว้ ผู้ใช้งานเพียงกดปุ่ม SYNC เพื่อนำเข้าข้อมูล ตรวจทานความถูกต้อง แล้วกด DOWNLOAD เพื่อสร้างเอกสารบัญชีทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
ภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจโรงแรมรับรู้ ณ จุดใด?
ระบบจะรับรู้ภาษีขายเมื่อได้รับชำระเงินจริงตามหลักเกณฑ์ของธุรกิจบริการ โดยค่าใช้จ่ายระหว่างการเข้าพัก (STAY) จะสร้างเป็นใบวางบิลเพื่อบันทึกรับรู้รายได้และตั้งลูกหนี้ไว้ก่อนโดยยังไม่เกิดภาษีขาย และเมื่อได้รับชำระเงินจริง เมนู RECEIPT จะทำการออกใบกำกับภาษีพร้อมบันทึกภาษีขายอย่างถูกต้อง
รองรับรายการสำรองห้องพักผ่านตัวแทนจำหน่าย (OTA) เช่น Agoda หรือ Booking.com หรือไม่?
รองรับอย่างสมบูรณ์ เมื่อลูกค้าเช็คเอาท์ ยอดค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพักที่จองผ่านตัวแทนจะถูกโอนไปตั้งเป็นลูกหนี้ City Ledger โดยสามารถติดตามยอดคงค้างและอายุหนี้ได้ในรายงาน CITY LEDGER และเมื่อได้รับเงินโอนจาก OTA ระบบจะออกใบกำกับภาษีพร้อมตัดชำระยอดลูกหนี้ให้อัตโนมัติ
สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างไรว่าเงินมัดจำถูกนำไปตัดใช้กับการเข้าพักรอบใด?
ทุกรายการบัญชีจะถูกกำกับด้วยหมายเลข Folio No จากระบบ eZee ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail) ได้ว่าเงินมัดจำ ค่าใช้จ่ายระหว่างเข้าพัก และรายการเช็คเอาท์เชื่อมโยงอยู่กับการเข้าพักรอบใด นอกจากนี้ รายงาน MONITORING ทั้ง 3 ชุด จะแสดงยอดคงค้างแบบ 1 แถวต่อ 1 การเข้าพัก ทำให้ตรวจสอบได้ง่ายและแม่นยำ
สามารถดึงข้อมูลย้อนหลังได้หรือไม่?
สามารถทำได้ โดยกำหนดช่วงวันที่ภายในรอบเดือนเดียวกันสำหรับการ SYNC ในแต่ละครั้ง หากต้องการนำเข้าข้อมูลย้อนหลังหลายเดือน สามารถดำเนินการ SYNC เรียงตามลำดับทีละเดือน
ยกระดับระบบบัญชีโรงแรมของคุณสู่ความเป็นอัตโนมัติ
ปรึกษาทีมงานผู้เชี่ยวชาญ TRCLOUD พร้อมรับชมการสาธิตการเชื่อมต่อ eZee Absolute เข้ากับระบบบัญชีตามลักษณะธุรกิจของคุณ โดยไม่มีค่าใช้จ่าย